Регистрация заявок по почте

Сервис SmartNut позволяет настроить подключение к вашей электронной почте для чтения и регистрации заявок по входящим письмам. Это позволит вам и вашим сотрудникам минимизировать ручной ввод информации в систему, если клиенты компании привыкли обращаться в тех. поддержку по почте.

Механизм регистрации заявок по почте

После настройки и включения функции регистрации заявок по сообщениям электронной почты SmartNut начнет периодически (раз в 10 минут) проверять указанный в настройках email. 

По всем новым появившимся письмам будут созданы заявки в системе следующего вида:

При этом, если адрес, с которого поступила заявка будет найден среди адресов контактных лиц клиентов, то такая заявка автоматически "привяжется" к найденному контактному лицу и клиенту:

Если контактное лицо с данным Email еще не зарегистрировано в системе SmartNut, то заявка будет зарегистрирована от клиента, указанного в соответствующей системной настройке (если регистрация заявок от неизвестных email-в разрешена):

Система SmartNut пока не ведет переписку с клиентами: каждое новое письмо будет регистрироваться, как отдельная заявка. При необходимости уточнения данных у клиента пользователи должны использовать отдельные почтовые сервисы или программы.

Настройки почтового ящика для чтения писем и регистрации заявок.

Вы можете настроить подключение к email, указав реквизиты, которые легко найти в справочной информации вашего почтового сервера или узнать у администратора :

  • Адрес почтового сервера (например, imap.yandex.ru)
  • Порт сервера - содержится в справочной информации вашего почтовика, можно узнать у администраторов.
  • Имя пользователя - чаще всего, это имя email целиком, например peter@yandex.ru
  • Пароль - пароль почтового ящика. Важно: пароль смогут увидеть все пользователи с ролью "Администратор", поэтому перед подключением функции чтения почты.
  • SSL-подключение - способ подключения к серверу с использованием SSL-протокола, обеспечивающий большую безопасность. При включении этой возможности удостоверьтесь, что вы указали правильный порт почтового сервера.
  • Протокол - почтовый протокол, по которому будет производиться соединение с сервером. Сервис SmartNut позволяет подключаться к почтовому серверу по протоколам POP3 и IMAP4. При использовании подключения по IMAP4 необходимо указать дополнительные параметры:
    • Папки - имя папки, из которой будет производиться чтение. Обычно это INBOX.
    • Удалять сообщения с сервера после прочтения - если включить данный реквизит, то после чтения почтового ящика и создании заявок все письма будут удаляться с вашего почтового сервера.

После настройки параметров почтового ящика необходимо включить функцию регистрации заявок по почте, нажав на соответствующую ссылку:

Замечания по настройке

Мы рекомендуем подключаться к почтовому серверу по протоколу IMAP.

Важно!!!

При подключении к почте по протоколу POP3 все принятые (в момент подключения) и хранящиеся на сервере письма будут удалены и по ним будут созданы заявки в системе SmartNut! Если вы не хотите этого - подключайтесь к почтовому серверу по протоколу IMAP4, либо перед первым подключением к почтовому ящику перешлите все имеющиеся письма на другой почтовый ящик, а при необходимости хранить архив писем - настройте автоматическую пересылку на вашем почтовом сервере в параметрах своего почтового ящика.

При подключении используется APOP-аутентификация. Убедитесь, что ваш почтовый сервер поддержтивает данный вид аутентификации, если возникнут проблемы с подключением.


Понравились возможности? Расскажи о них друзьям – вдруг пригодится!