Сервис SmartNut позволяет настроить подключение к вашей электронной почте для чтения и регистрации заявок по входящим письмам. Это позволит вам и вашим сотрудникам минимизировать ручной ввод информации в систему, если клиенты компании привыкли обращаться в тех. поддержку по почте.
Механизм регистрации заявок по почте
После настройки и включения функции регистрации заявок по сообщениям электронной почты SmartNut начнет периодически (раз в 10 минут) проверять указанный в настройках email.
По всем новым появившимся письмам будут созданы заявки в системе следующего вида:
При этом, если адрес, с которого поступила заявка будет найден среди адресов контактных лиц клиентов, то такая заявка автоматически "привяжется" к найденному контактному лицу и клиенту:
Если контактное лицо с данным Email еще не зарегистрировано в системе SmartNut, то заявка будет зарегистрирована от клиента, указанного в соответствующей системной настройке (если регистрация заявок от неизвестных email-в разрешена):
Система SmartNut пока не ведет переписку с клиентами: каждое новое письмо будет регистрироваться, как отдельная заявка. При необходимости уточнения данных у клиента пользователи должны использовать отдельные почтовые сервисы или программы.
Настройки почтового ящика для чтения писем и регистрации заявок.
Вы можете настроить подключение к email, указав реквизиты, которые легко найти в справочной информации вашего почтового сервера или узнать у администратора :
После настройки параметров почтового ящика необходимо включить функцию регистрации заявок по почте, нажав на соответствующую ссылку:
Замечания по настройке
Мы рекомендуем подключаться к почтовому серверу по протоколу IMAP.
Важно!!!
При подключении к почте по протоколу POP3 все принятые (в момент подключения) и хранящиеся на сервере письма будут удалены и по ним будут созданы заявки в системе SmartNut! Если вы не хотите этого - подключайтесь к почтовому серверу по протоколу IMAP4, либо перед первым подключением к почтовому ящику перешлите все имеющиеся письма на другой почтовый ящик, а при необходимости хранить архив писем - настройте автоматическую пересылку на вашем почтовом сервере в параметрах своего почтового ящика.
При подключении используется APOP-аутентификация. Убедитесь, что ваш почтовый сервер поддержтивает данный вид аутентификации, если возникнут проблемы с подключением.