Email оповещения контактных лиц клиентов

Механизм email-оповещений контактных лиц  в SmartNut служит для того, чтобы держать их в курсе событий с поданными заявками.

Возможны два варианта оповещения контактных лиц:

  1. Оповещения отправляются с системного адреса noreply@smartnut.ru. Это более простой вариант, для его использования требуется лишь указать адрес для ответа на оповещения (Reply-To). Минус данного варианта в том, что контактные лица, получая оповещения, будут видеть в поле "От кого (From)" адрес noreply@smartnut.ru. Подробное описание настройки
  2. Оповещения отправляются с вашего email адреса. Для использования данного варианта необходимо указать настройки подключения к SMTP-серверу. Достоинство этого варианта оповещений состоит в том, что пользователи будут видеть в поле "От кого" ваш email адрес. Подробное описание настройки

Вариант 1. Настройка оповещения контактных лиц и сотрудников с адреса noreply@smartnut.ru

Для того, чтобы включился механизм email-оповещений, в настройках системы нужно указать адрес, который будет являться "обратным адресом" для всех писем, отправленных клиентам. В это поле рекомендуется внести email-адрес службы поддержки.

Для указания адреса Reply-To необходимо перейти на страницу настроек, кликнув по ссылке "Настройки" в правом верхнем углу интерфейса системы:

Настройки

Далее необходимо найти блок "Отправлять оповещение клиентам по Email при возникновении событий" и нажать в правой верхней части блока на пиктограмму редактирования:

Редактирование настроек отправки email оповещений клиентам

Блок перейдет в состояние редактирования, и вы сможете указать в поле "Адрес для ответа на оповещение (Reply-To)" требуемое значение:

Редактирование адреса reply-to

В этом же блоке вы можете включить или отключить автоматическое оповещение контаткных лиц при создании и закрытии заявок, настроить подпись к письму.

Для сохранения настроек необходимо нажать на кнопку "Сохранить".

Вариант 2. Настройка оповещения контактных лиц и сотрудников с вашего email адреса

Для того, чтобы оповещения контактным лицам отправлялись с вашего email-адреса, необходимо заполнить настройки подключения к SMTP-серверу.

Нажмите на ссылку "Настройки" в верхнем правом углу интерфейса системы:

Затем найдите блок настроек "Почтовый ящик для отправки оповещений (подключение к SMTP-серверу)" и нажмите на пиктограмму редактирования в его правом верхнем углу:

Теперь необходимо заполнить параметры для подключения к SMTP-серверу. Обычно данные настройки можно посмотреть в справочной информации почтового сервера, либо уточнить у службы технической поддержки. 

Подробно о каждом поле:

  • Адрес почтового сервера — это DNS-имя или IP-адрес сервера, на котором находится ваш почтовый ящик, с которого система будет отправлять оповещения, например, для Яндекс.Почты — smtp.yandex.ru, для Gmail — smtp.gmail.com.
  • Порт сервера — это технический параметр, чаще всего, он принимает одно из стандартных значений. Порт обычно связан с типом подключения.
  • Тип подключения (протокол) — соединение может быть зашифрованным ("SSL", "TLS") или без шифрования ("Небезопасное соединение"). Тип подключения и порт обычно связаны: для TLS-подключения чаще всего используется 587 порт, для SSL — 465,   без шифрования — 25 или 587. Для повышения безопасности рекомендуется использовать зашифрованное TLS или SSL-подключение.
  • Имя пользователя — обычно в этом поле указывается email-адрес целиком, например, best-outsorcing@yandex.ru, но для некоторых серверов именем пользователя служит лишь первая часть email-а.
  • Пароль — секретный пароль для подключения к email.
  • От — это адрес, который будет указываться в поле "От кого (From)" во всех отправляемых оповещениях. Обычно этот адрес совпадает с именем пользователя.
  • Адрес для ответа на оповещение (Reply-To) — это адрес, на который контактные лица будут отправлять ответы на полученные оповещения, при нажатии на кнопку "Ответить" в браузере. Обычно устанавливается тот же адрес, что и в поле "От кого".

 

После ввода всех параметров и нажатия на кнопку "Сохранить", система проверит возможность подключения к SMTP-серверу и сообщит о том, удалось или нет выполнить подключение.

Внажно: при сохранении настроек система автоматически переведет их в состояние "не используются". Для того, чтобы указанные настройки начали действовать, необходимо нажать на ссылку "Включить SMTP-cервер для отправки Email-оповещений сотрудникам и контактам с адреса <указанный адрес>"

После нажатия на ссылку включения, система снова проверит корректность настроек и напишет сообщение пользователю в интерфейсе системы о результате проверки. Если функция включена, то рядом с пиктограммой редактирования соответстующей настройки пишется состояние "используется": 

Если при подключении к серверу возикают ошибки — вы можете ознакомиться с ними в логе обработки исходящей почты. Для этого нажмите на ссылку "Просмотреть лог исходящей почты" внизу блока настроек "Почтовый ящик для отправки оповещений".

После настройки подключения к SMTP-серверу необходимо проверить параметры автоматического оповещения контаткных лиц при создании и закрытии заявокнастроить подпись к письму.

Настройка подписи к письмам

Вы можете указать, какой текст будет в подписи отправляемых SmartNut-ом оповещений контактным лицам. Например, в нем могут быть контакты службы поддержки и другая полезная информация.

Для того, чтобы указать текст подписи к письмам, необходимо перейти на страницу настроек, кликнув по ссылке "Настройки" в правом верхнем углу интерфейса системы:

Настройки

Далее необходимо найти блок "Отправлять оповещение клиентам по Email при возникновении событий" и нажать в правой верхней части блока на пиктограмму редактирования:

Редактирование настроек отправки email оповещений клиентам

Блок перейдет в режим редактирования, и в поле "Подпись к письму" вы сможете указать требуемый текст (после чего необходимо нажать на кнопку "Сохранить"):

Редактирование подписи к письму

Отправка оповещений при добавлении комментария

В SmartNut существует возможность отправки на email контактного лица комментария, добавленного к заявке. Для этого при добавлении комментария к заявке необходимо поставить галочку в чекбоксе "Отправить по email контактному лицу и показать в личном кабинете" под полем ввода текста комментария:

Такие комментарии так же будут доступны контактному лицу  в личном кабинете клиента (см. инструкцию "Личный кабинет клиента")

Отправка оповещений на создание и закрытие заявки

Помимо оповещения контактных лиц ваших  о добавлении комментария к заявкам, SmartNut может оповещать контактных лиц о регистрации и закрытии поданных ими заявок.

Для того чтобы указать события, по которым должно отправляться оповещение, необходимо перейти на страницу настроек, кликнув по ссылке "Настройки" в правом верхнем углу интерфейса системы:

Настройки

Далее необходимо найти блок "Отправлять оповещение клиентам по Email при возникновении событий" и нажать в правой верхней части блока на пиктограмму редактирования:

Редактирование настроек отправки email оповещений клиентам

Блок перейдет в режим редактирования, и вы сможете указать события, которые будут инициировать email-оповещения контактных лиц:

Редактирование событий для отправки email-оповещений контактным лицам

После нажатия на кнопку "Сохранить" настройки вступят в силу.


Понравились возможности? Расскажи о них друзьям – вдруг пригодится!